SafeLetter est un parapheur électronique qui vous permet de remplacer vos circuits papiers traditionnels par une interface unique et sécurisée pour tous les signataires de tout type d’organisation. Cette solution vous garantit une valeur juridique identique à celle du papier.
Présentation
Cette solution vous permettra de digitaliser une multitude de circuits et de tâches faisant intervenir un flux important de documents, tels que les courriers et les processus d’approbation de certains documents (factures, notes, …etc).
Cette solution interopérable et très simple d’utilisation, contribue à l’amélioration de la célérité et la qualité de votre quotidien business. Avec SafeLetter, vous pouvez désormais proposer à vos interlocuteurs, entreprises ou particuliers, de signer électroniquement des documents contractuels dématérialisés dans un circuit sécurisé et avec une réelle valeur probatoire de la signature.
La solution est disponible aussi bien en mode SaaS que Licence. Ce produit intègre en un seul package, les fonctions de :
- Authentification forte par carte à Puce ou Biométrie
- Signature électronique probante
- Horodatage
- Archivage électronique
- Traçabilité
Avantages
La mise en place d’une solution de parapheur électronique, permettra à chaque unité de votre organisation de :
- Favoriser et simplifier la dématérialisation de ses processus internes et intra-groupe ;
- Instaurer le respect de circuits prédéfinis ;
- Raccourcir et simplifier les délais de visa et de signature ;
- Garantir la traçabilité des actions ;
- Permettre le traitement des documents sans obligation de présence physique ;
- Garantir la sécurité et la confidentialité des documents lors de leur circulation ;
Avec SafeLetter, une organisation peut désormais valider de manière entièrement dématérialisée un document et le signer en garantissant la même valeur légale qu’un original papier.
Respects des normes internationaux
PKCS#11, PKCS#12, X509, RFC 3161, CRL, PADES-LTV, CC EAL 4+, AES 256 …
Fonctionnalités
SafeLetter est un moteur de gestion de processus générique. Cette application métier est destinée à faciliter le suivi de documents engagés dans des processus de validation simples ou complexes. Des processus peuvent être ajoutés dynamiquement afin de le configurer pour des usages et des contextes multiples. Cette solution propose les fonctionnalités suivantes :
- Conçu pour une adoption rapide et intuitive à base d’une ergonomie simple et moderne
- Fonctions de gestion de preuve
- Intégration d’un module de signature électronique avancée au format PADES
- Notification automatique par courriel/SMS
- Historique complet et scellé des actions utilisateur
- Interface graphique totalement personnalisable
- Développée sur un socle technologiquement fort et éprouvé.
- Déployée en mode SaaS ou en hébergement interne par licence
- L’utilisation de processus simples et complexes prédéfinis
- La configuration de circuits hiérarchiques et non hiérarchiques
- La génération de la fiche de circulation associée au document, donnant son état dans le circuit, au format PDF
- La gestion de la traçabilité des actions effectuées sur le document dans le circuit à travers la présentation d’une synthèse sur le document
- La gestion des commentaires sur le document
- La gestion des notifications en fonction des préférences (mail, sms, fréquence, …)
- La gestion des retards et les relances dans le respect des délais
- La gestion des droits d’accès afin d’assurer la confidentialité des informations
- L’archivage électronique des documents paraphés et la garantie de leur intégrité
- Tableau de bord des recherches rapides et avancées
- responsive et ergonomique pour permettre à chaque acteur de viser, signer les documents depuis un ordinateur, tablette connectée à Internet et un mobile smatphone en toute sécurité.
- Solution ouverte disposant d’une librairie de web services permettant de l’interfacer avec des systèmes tiers .
- Compatible avec la solution de coffre fort SafeVAULT ou d’envoie sécurisé SafeExchange
- Traçabilité et horodatage de l’ensemble des actions de traitement des documents et des courriers (de l’insertion jusqu’à la clôture du traitement).
- Paramétrage agile de workflows de traitement des documents par l’administrateur fonctionnel .
- Permettre d’affecter à des utilisateurs des actions sur des documents, et d’assurer le suivi de leur traitement par ces derniers.
- Disponibilité de tableaux de bord permettant d’assurer le suivi du traitement des documents et de réalisation des actions.
- Dispose d’un système d’alerte paramétrable permettant de : Rappeler les délais de traitement (action, visa, signature …etc) des documents.
- Indépendant des systèmes d’exploitation.
- Support de la norme de qualité de signature : PAdES-LTV (Pdf Advanced Electronic Signature – Long Terme Validation)
- Module PKI intégré ou interfaçage en Web Service avec une PKI du marché.
- Module optionnel de notification par SMS.
- Traçabilité détaillée des transactions (audit et contrôle ultérieur).
- Non intrusif : Facilité d’intégration, sans modification de l’application métier.
- Authentification forte par support cryptographique évalué CC EAL 4+
- Personnalisation graphique des interfaces et pages de signature.
- Intégrable avec les coffres forts électroniques du marché et notamment SafeVAULT pour la gestion de la pérennité de vos documents et contrats signés.
- Multiple options : Format de signature, Format des fichiers à signer, usage d’HSM, Authentification par SMS, Cachet serveur, Certificat matériel/logiciel, Archivage électronique probant (coffre-fort), usage de tablette de signature…
- Le tout dans le respect des exigences réglementaires en vigueur (Loi : 53-05, 09-08)
